ゼンオフィス株式会社 様 – 顧客事例 –

5ヶ月でPマークを取得。短期間にもかかわらず、LRMは丁寧なヒアリングを行い、業務負担をかけずにしっかり個人情報を管理できる仕組みを構築してくれました

2014年5月に設立されたばかりのゼンオフィス株式会社は、プライバシーマークの短期取得を目指してLRMにコンサルティングを依頼しました。申請準備から取得にいたるまでの経緯やLRMのコンサルティングに対するご評価を、個人情報保護管理者を担当するマーケティングディレクター 川渕由貴氏にうかがいました。

ZEN office

(ゼンオフィス株式会社について)
ゼンオフィス株式会社は、デジタルマーケティングの分野において、常にROIにこだわり、企業の最終損益で成果を上げる支援をする会社である。事業の柱はBtoBマーケティング事業だ。2015年5月中旬には、セールスフォース社が提供するマーケティングオートメーションシステム『pardot』の認定コンサルタント資格を取得。日本国内における同資格取得者は2015年5月1日現在、4社7名しか存在しないという狭き門を突破している。

プライバシーマーク新規取得コンサルティングを依頼

— LRMへの依頼内容をお話下さい。

弊社は2015年4月、LRMにプライバシーマーク(以下、Pマーク)の新規取得コンサルティングを依頼しました。
担当者である吉村さんの手厚いサポートで、わずか5か月という短期間で取得することが出来ました。

設立2年目、体制整備の一環としてプライバシーマークを取得

— 御社がPマークを取得した理由をお話ください。

弊社がPマークを取得した最大の目的は、企業として対外的な信頼を得ることです。設立2期目を迎え、今後の事業発展に向けた体制整備の一環として取り組みました。

— Pマーク取得にあたって、目指していたことはありましたか。

シビアな目標ではありませんが、当初は7月の取得を目指していました。7月末にあるカンファレンスに出席する予定があったので、それに間に合わせることが出来れば良いと考えていました。そこでオフィスが近く、情報セキュリティ分野の認証取得で実績のあるLRMにコンサルティングを依頼ました。ただLRMからは、依頼時に、4か月間での取得は難しいと言われていました。実際、我々が思っていた以上に審査に時間が取られ、8月末の認証取得となりました。
それでも、LRMが目安としている期間が約7か月なので、5か月という短期間で認証取得が完了し業務に負担のかからない仕組みづくりが出来たので満足しています。

文書作成はLRMが担当。担当者としての不安はなかった

— マーケティングディレクター職の川渕さんが個人情報保護管理者にアサインされた理由をお話しください。

個人情報の取り扱いに厳しい業界で働いていた経験を持っていることが、私がアサインされた理由です。
私は以前、クレジットカード会社で営業系の業務に携わっていました。

— アサインされた際、ご不安などはありませんでしたか。

特に不安はありませんでした。私がPマーク担当者にアサインされた時、すでにコンサルティング業務の委託先がLRMに決まっていました。話を聞くと文書類の作成など取得する上で負担がかかりそうな作業はLRMが担当するとのことでした。弊社はそれをチェックして修正を加えるだけで済みそうだったので、不安になる要素はありませんでした。
実際、ほとんど吉村さんにお任せして、苦労せずに取得することが出来ました。

約1か月間で申請準備完了。審査対応もLRMと乗り切った

「LRMに全てをお任せすることが出来たので苦労せずに取得することができました」(マーケティングディレクター川渕由貴氏)

「LRMに全てをお任せする
ことが出来たので苦労せずに
取得することができました」
(マーケティングディレクター
川渕由貴氏)

— 認証取得はどのように進みましたか。

まず、吉村さんと打ち合わせをしながら、申請準備を進めました。
4月下旬までに3回ほど、1回あたり2時間から3時間かけて集中的に打ち合わせを行いました。弊社の業務の進め方からはじまって、弊社が扱う個人情報の種類と、それぞれにどのようなリスクがあって、それに対する対処の仕方を話し合いました。これも吉村さんのリードに沿って進めたため、スムーズに進みました。
その一方で、決めたルールはすぐに社内に周知して運用し始めました。
初回の打ち合わせで吉村さんから、早速実行するように言われたことは事務所の入退室、来客管理です。用意していただいた様式類を使って、打ち合わせ終了後から早速スタートしました。そのように打ち合わせで決めたルールは、その都度、運用していきました。そして5月1日に、申請準備の最終チェックを吉村さんと一緒に行いました。

— 申請に至るまでで最も苦労されたことを教えて下さい。

苦労と言えるようなことはほとんどありませんでした。あえて言うなら、グループ会社や外部委託先に協力を依頼するときに「少し気を遣うな」というぐらいです。
弊社は、グループ会社とオフィスを共有しています。事務所の入退室、来客管理に関して吉村さんから「おそらく審査ではオフィス全体で行うように指摘されるので、同居しているグループ会社も含めて実行して下さい」と言われていました。グループ会社には快諾していただきましたが、そのお願いをする際に少しだけ恐縮したということです。外部委託先に対しては契約書のまき直しをお願いしました。秘密保持契約の箇所をPマークの規格に合わせて改訂しました。

— 審査に時間がかかったとのことですが、具体的にお話しいただけますか。

予想外の指摘を受け、対応が完了するまでに、思った以上の時間がかかりました。予想外の指摘というのは、グループ会社との同居に関係するものです。具体的には、プリンタやFAXの共有と執務スペースの仕切りです。これらに関しては空間やコストの問題に加え、グループ会社との調整が必要であることから、会社としてリスクを引き受けるという考え方をしていたので、対処に困りました。仕切りは設置しましたが、プリンタとFAXに関しては1度目の是正では、運用面で対処することにしました。例えば、すぐに取りに行って枚数を数える、というものです。しかし、それでも通らず、最終的にはグループ会社に相談して、プリンタとFAXは、何台かあるうちの1台ずつを弊社専用に振り分けてもらうことになりました。

審査対応は細かい指摘が多く苦慮しましたが、そのたびに吉村さんと相談しながら決めて行きました。
是正が全て完了したのは外部審査実施日の約3週間後です。その後、お盆を挟んで審査会が行われたこともあり、8月末の認可となりました。

プライバシーマーク取得による社内の変化

— Pマーク取得によって、社内に何らかの影響はありましたか。

業務フローに大きな影響はありませんでした。個人情報の取り扱いについては、これまでも気を付けていました。
それに対して、従来よりもバックアップを取る頻度を高めたり、PCのモニターを周りから見えにくいよう暗くしたり、これまで以上に意識的に情報を取り扱うということぐらいです。それによって業務負担が増えたということもありません。

— 逆にPマーク取得による成果があればお話下さい。

オフィスのデスク回りを定期的に片づけるようになり、整理整頓が徹底されるようになりました。
些細なことですが、Pマークを取得したことが社員の意識にも良い影響を与えたように感じます。

業務に負担をかけない個人情報保護の仕組みを構築

— LRMへのご評価をお願いいたします。

今回のPマーク取得は非常に短期間でのプロジェクトでしたが、LRMは丁寧かつ詳細なヒアリングを行うことで、業務に負担をかけずに個人情報をしっかり管理できる仕組みが構築できました。
また、LRMのサポートで、審査対応も乗り切ることが出来ました。現地審査の直前には審査のポイントをアドバイスしていただき、現地審査の指摘事項に対する是正策も根気よくサポートしていただきました。是正策にも極力弊社の実情を反映させられるよう考えていただきました。

「運用面で自分たちだけで対応できないことがあれば、またLRMにご相談させていただきます」(左;川渕氏)

「運用面で自分たちだけで対応できないことがあれば、
またLRMにご相談させていただきます」(左;川渕氏)

今後のプライバシーマーク運用について

— 最後に、今後のPマーク運用に関してどのようにお考えですか。

Pマークは運用しながら定期的に見直して改善していく必要があります。そのために毎日、チェックシートで入退室の管理やカギの保管状況などをチェックしています。そして3か月ごとに振り返って、出来ていないことがあれば対策を見直すルールになっています。現時点では問題なく運用していますが、今後、会社の成長に伴う変化の中で、自分たちだけでは対応出来ないことが起きた際には、またLRMに相談させていただきたいと考えています。

ゼンオフィス株式会社様、お忙しい中、有り難うございました。

ゼンオフィス株式会社様のサイト
※取材日時 2015年9月

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