株式会社寿紙工 様 – 顧客事例 –

Pマーク取得にかかった期間は5ヶ月。LRMのリードに沿って作業しただけ。迅速対応で更新もストレスなく完了しました。

株式会社寿紙工では、2008年に5か月間という短期間でプライバシーマークの新規取得に成功しました。
2010年に迎えた初めての更新審査も、スムーズにクリアしています。新規取得・更新審査、いずれもLRM幸松コンサルタントが関与。
取得の背景とこれまでの経緯、そしてLRMへの評価を代表取締役社長の近藤哲之介氏と生産管理部に所属し個人情報保護管理者も兼ねる池田明日香氏に伺いました。

(株式会社寿紙工について)
株式会社寿紙工(大阪府豊中市)は、ダイレクトメールの作成を請け負う会社である。
印刷会社で印刷・製本加工された印刷物(定形外サイズのパンフレットなどがメイン)に、封入・封緘して発送業者に引き継ぐまでを業務範囲としている。
設立:2006年、従業員数:社員11名・常駐パート40名。

事業開始からPマーク取得までの事業経緯

万全なセキュリティシステムが整備された作業場

万全なセキュリティシステムが
整備された作業場

– まず、御社の事業経緯から教えて下さい。

弊社では2006年頃から、ダイレクトメール(以下DM)の作成を請け負い始めました。
きっかけは、DMの封入・封緘・発送を行う大手企業の完全下請け的な立場で仕事を請けるようになったことです。

業務を請け負い始めるにあたって、弊社は元請企業から発送先の宛名ラベルの重要性(1枚たりとも紛失・毀損・漏洩してはいけないということ)を徹底的に指導されました。また、業務を行うための建屋・設備・業務フローなど、全て元請会社の規定に従って構築しました。
それによって、お預かりしたデータの状況を工程毎に記録する業務フロー・作業スペースには関係者以外立ち入ることが出来ないなどのセキュリティシステムが整備されています。

2008年以降は、生産性が向上し余力がついてきたため取引先の新規開拓によって業務を拡張しました。この際、プライバシーマーク(以下Pマーク)が必要となり取得しました。

Pマーク取得は顧客開拓の最低条件

寿紙工社のホームページ

寿紙工社様のホームページ

– Pマークが必要となったのは何故ですか。

DM作成業務を請け負う企業として、Pマーク取得が最低限の条件だったからです。
弊社は、印刷会社から引き取った印刷物を封入・封緘して運送業者へと引き継ぐ業務を行っています。このような業務を外部へ委託したい企業の多くは、Pマークを取得していることを前提に委託先を選びます。何か事故が発生すれば発注者側にも発注者責任が発生するからです。
弊社がPマークの取得を検討し始めた2007~2008年は、大手印刷会社で巨額な賠償金を支払う事故が発生した後で、個人情報保護に対する意識が、非常に高まった時期でした。特に、後発で参入した弊社が商談の席に着くためには、取得が大前提でした。

前述した元請会社との取引だけであれば、Pマークは不要でした。元請企業がPマークを取得しており、その管理規定に沿ったシステムが構築されていたからです。
しかし、新たな取引先を開拓しようとすると、弊社自身のマネジメント力が問われるようになります。既に、取得さえすれば発注するという顧客が現れていましたので、一刻も早く取得するために、所属する経済団体からコンサルティング会社を数社紹介してもらいました。その中の一社がLRMでした。

– これまでに御社がLRMへ依頼した業務内容を教えてください。

弊社はLRMに対し、プライバシーマークに関連した2つのサポートを依頼しました。

(1)2008年 新規取得に向けたコンサルティング
(2)2010年 更新に向けてのメールサポート

一刻も早い取得を目指しLRMにサポートを依頼

代表取締役社長・近藤哲之介氏

「重要なことはほとんど
幸松さんがやってくれました」
(代表取締役社長・近藤哲之介氏)

– まず新規取得までの経緯をうかがいます。コンサルタントのサポートが必要だったのはなぜですか。

一刻も早くPマークを取得したかったからです。
そして、Pマーク取得は非常に難しいと感じていました。

前述の通り、Pマーク取得は弊社の最優先かつ最重要課題でした。Pマーク取得の上で最も重要と思われた業務フローおよび業務設備は、元請会社の規定に沿って構築していたため、自信はありました。だから、取得するなら最短を目指そうと考えました。しかし本やインターネットで調べると、難解な専門用語、言い回しが多いため、コンサルタントのサポートは必須であると判断しました。

その一方で、コンサルタントとは何をしてくれる存在かを明確に把握出来なかったため、多大な期待もしていませんでした。こちらの不足する知識をある程度補ってもらえれば、後は自助努力で取得しようという気持ちでした。

– LRM以外のコンサルティング会社との比較はしていないのですか。

はい。当時はとにかく急いでいました。予算の折り合いがついてコミュニケーションが取れる方であれば、すぐに契約して取得に向けた作業をスタートしたいという気持ちでした。
そこで紹介されたコンサルティング会社をリストの順に回ることにしました。その1行目にあったのがLRMです。まず訪ねて、話を聞きました。対応したのは幸松コンサルタントでした。

幸松さんの説明は的確でわかりやすく、好感が持てました。そして、サポート費用が予め想定していた範囲内で収まるということが確認できたため、すぐに依頼しました。

LRMのリードに沿って5か月間で取得完了

– Pマークの取得はうまく行きましたか。

はい。当初我々が予想していた以上にスムーズに取得できました。申請まで3ヶ月、審査や審査対応を含めると5ヶ月という短期間で取得しています。
重要な作業は殆ど幸松さんがやってくれました。それがスムーズに進んだ最大の要因だったと考えています。

<幸松コンサルタントの解説>
寿紙工様がPマークを早期に取得出来た要因は、事前の準備がしっかり出来ていたことです。もともと業務フローや、業務設備が発送先の個人情報を保護するために出来上がっていました。教育も改善のサイクルも普段から徹底していました。
寿紙工様で取り扱う個人情報は、大きく分けると2種類あります。
1つ目は、外部情報(お客様から預かるDMの送付先の個人情報)です。
2つ目は、内部情報(社員やパート従業員に関する個人情報)です。通常、Pマークを新規で取得する際に最も苦労するのは、1つ目の外部情報のリスクマネジメント構築です。業務フローや業務設備と関わるため、ゼロから構築すると労力・時間・コストいずれも大きな負担を要します。
寿紙工様の場合、後は内部情報のリスクマネジメントを構築するだけという状況でした。
それが短期間取得を実現した要因です。

– 新規取得に向けた作業はどのように進みましたか。

申請までの3ヶ月間は2週間に1回ぐらいのペースで幸松さんの訪問を受け、以下のような経緯で進行しました。
対応したのは近藤と池田の2名です。実務を担当するのは個人情報保護管理者である池田です。

まず、Pマークの基礎知識・取得までの手順・作業内容について一通りレクチャーを受けました。
その後、役割分担を決めました。弊社側は、幸松さんのリードに従って必要な情報を集めて渡すだけ。その他、申請に必要な文書の作成は幸松さんが担当してくれました。

弊社が行った作業のうち最も重要な作業は、社内の個人情報の洗い出しです。
社内の経営情報(従業員の履歴書や人事情報、給与情報など)の管理に関する意識は弱く、管理規定もありませんでした。
そこで、幸松さんと一緒にどのような情報がどのような状態で保管されているのかをリストアップし、それぞれにリスク対応を決めていきました。
また、従業員全員に対して個人情報取扱いの同意書を取ったり、稟議書・申請書などの帳票類を整理したりといった作業を行いました。

その作業の後に個人情報保護のマネジメントシステムをまとめたのは幸松さんです。
従業員への教育は、従業員全員普段から意識していることを復習するに留まり、内部監査も出来上がった業務フローをチェックするだけで済みました。
審査対応は不安でしたが、致命的な指摘はありませんでした。

個人情報管理者・池田明日香氏

「幸松さんはとても話しやすく
安心して任務を遂行できました」
(生産管理部・個人情報管理者・
池田明日香氏)

<個人情報保護管理者インタビュー>

— 個人情報管理担当者に選任された際の心境を教えてください。

生産管理の仕事をしながらやりきれるだろうかという不安と、担当するからにはちゃんとやらなければいけないというプレッシャーがありました。
現在も、「2年ごとの更新の時に継続できるのか」「情報漏洩したらどうしよう」そのような不安とプレッシャーは、常にあります。

—  不安とプレッシャーの中で、新規取得に向けた作業をスタートしたわけですが、幸松コンサルタントの対応はいかがでしたか?

丁寧な対応で、大変信頼感が持てました。
難しそうな作業は殆ど請け負ってくれたこと、質問に対してもわかりやすく丁寧に答えてくれたことなど、当初持っていた不安とプレッシャーはかなり軽減されました。
また、Pマークの知識は予め本を一冊通読しても理解しきれませんでしたが、幸松さんはとてもわかりやすく説明してくれました。

私は人見知りが激しく、初対面の方と話すのが苦手です。
また、コンサルタントという肩書を持つ方と仕事をすることも初めてで、どのように接すれば良いかわからず戸惑いましたが、幸松さんはとても話しやすく打ち解けるのに苦労しませんでした。

— 管理者として気をつけていることがあれば教えてください。

Pマークを維持する上で重要なのは、お客様からお預かりする個人情報を保護するための業務フローを維持することです。
そのためには従業員の意識が重要です。特に、入れ代わりが多いパート従業員の方とは、日常的なコミュニケーションを通して意識の浸透・維持を心がけています。
新しく入ってきた方には積極的に話しかけて、早く周囲に溶け込んで仕事に慣れるように配慮しています。
また、改善につながるアイデアを持つ方も多いため、注意して耳を傾けています。
Pマークの運用維持には社内のコミュニケーションが何よりも大切です。

初めての更新審査を迎えるにあたり相談相手が必要だった

– では、次に2010年の更新時におけるメールサポートについてお伺いします。更新審査を迎えるにあたって、改めてLRMのサポートを必要としたのは何故でしょうか。

実務担当者の精神的な負担を軽減するためです。更新審査を迎えるのは初めての経験でした。準備を進める上で、相談する相手が必要でした。
また更新審査ではどんな指摘をされるのか全く予想できません。
どんな準備をすれば良いのか、不安・プレッシャーは計り知れないと考え、LRMのサポートを要請しました。

– メール対応だけのメールサポートを選択したのは何故ですか。

幸松さんに勧められたからです。
メールサポートは、必要に応じてメールで質問し、メールで回答してもらうサービスです。
最初に依頼した際に現状報告をすると、メールサポートで十分間に合いそうだと言われました。
結果として、殆どメールのやりとりだけで済みました。

– 更新に向けて行った作業はどのようなことですか?

まず、個人情報保護のマネジメントシステムの確認から始めました。
取得後、2工場体制から1工場体制に変わった際に、リスクを全部見直していました。
それは、管理者自身が判断し自分の手で行ったのですが、その際に見直したリスクマネジメントシステムの中身を幸松さんに確認してもらいました。
そして、教育・内部監査などを行うごとにメニューと結果を報告して、問題がないかも確認してもらいました。

審査対応も、ほぼ問題なく終了しました。
その際に2工場体制が1工場体制になったことによるリスク対応の全面見直しについて「非常に望ましい」という評価をいただきました。
それは、幸松さんの指導が的確だったからだと考えています。

<幸松コンサルタントの解説>
更新前に相談を受けた際のヒアリングから、サポートの必要がないくらいしっかり運用できていると判断しました。
通常は訪問して現状調査を行い、その上で不足する部分を補う作業を行いますが、寿紙工様はフルサポートする必要がありませんでした。そこで、コスト的にもお得なメールサポートをオススメしました。

迅速かつ臨機応変な対応により安心して作業に取り組めた

Pマークの運用には、気軽に相談出来る相手が不可欠です

「Pマークの運用には、気軽に相談出来る相手が
不可欠です」(近藤氏・池田氏)

– LRMへの評価を教えてください。

LRMの幸松さんは、安心感を与えてくれるコンサルタントです。
新規取得の際も更新の際も、幸松さんがいたからこそ安心して作業を進めることが出来ました。

特にメールでの質問に対しては、常に即答してくれたためストレスなく作業に臨むことが出来ました。
弊社の問い合わせに対して、幸松さんからの回答は当日中か翌日には必ずありました。
また、急いでいる場合は、更新時のメールサポートの場合でも電話で対応してくれました。

このような迅速かつ臨機応変な対応によって、Pマークに不慣れな担当者のストレスはだいぶ軽減されました。

今後のビジョン、LRMへの期待

– 今後のビジョンとLRMへの期待をお話下さい。

まず、最低限Pマークの運用は維持し続けなければいけません。
事業の特性上、運用を停止することは発展的な事業継続を阻止することになります。
運用を停止すると「取消し及び一時停止事業者」として、Pマーク制度のサイト上で公告されます。
それが事業に与える影響は計り知れません。
今後もPマークの運用に関してはLRMのサポートが必要です。

また、今後は業務品質の向上をめざし、品質管理の国際基準であるISO9001の取得を検討しています。
Pマーク取得の過程では、社内で保有する個人情報の洗い出しをして、マネジメントシステムを構築しました。それによって常時50名の従業員を抱える会社組織に相応しい管理規定が出来上がりました。
弊社が次に目指すのは、生産加工分野のプロ化です。ISO9001の取得は、社員全員の参加でじっくり取り組みながら達成したいと考えています。
その際にも、ぜひLRMのサポートをお願いしたいと考えています。

寿紙工様、お忙しい中、有り難うございました。
(左は、LRM代表取締役・幸松)

株式会社寿紙工 様のWebサイト
※ 取材日時 2011年8月

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