株式会社KBS 様 – 顧客事例 –

わずか4カ月でPマークの新規取得が完了しました。口先だけではなく、実際に結果に結び付くよう出来る限りの努力をしてくれたことに感謝しています

総合ビルメンテナンス会社の株式会社KBSは、4か月弱という短期間でプライバシーマークの取得に成功しました。
今後は日常業務の中でしっかり運用しさらにブラッシュアップしていきたい考えです。4か月弱という短期間での取得をいかに実現させたのか、またコンサルティングを行ったLRMへの評価を、代表取締役 寺嶋圭一氏、営業管理部 課長代理 久恒剛一氏にうかがいました。

(株式会社KBSについて)
株式会社KBSは、官公庁(国、地方自治体)や民間企業などが所有・運用する施設の維持管理業務を行う総合ビルメンテナンス会社。清掃、警備、宿直などの委託を受けている。近畿エリアを軸に東海北陸エリアで実績を築き、なお営業エリアと事業規模を拡大中である。2002年の設立以降、2010年10月現有組織への改組を経て、現在は社員数約90名。奈良県大和高田市の本社の他、奈良県内に2拠点、三重県に2拠点を構えるに至っている。

LRMにプライバシーマークの新規取得コンサルティングを依頼。4か月弱で取得に成功

Pマークを名刺に印刷して活用している。

Pマークを名刺に印刷して
活用している。

— 御社がLRM株式会社に依頼した業務内容を教えてください。

弊社は、2012年8月下旬、LRM株式会社にプライバシーマーク(以下、Pマーク)の新規取得コンサルティングを依頼しました。

依頼時、年内取得の希望を伝えたところ、「4か月間での取得は難しい」と言われましたが、LRMのコンサルタント・吉村さんの的確なコンサルティングと、その中でのアドバイスに沿った社内での短期集中的な取り組みによって、無事に取得することが出来ました。今回構築したルールは、ビルメンテナンス会社として基本的なものですが、弊社の現状を反映したものであり、今後の運用の中でより細かなものへとブラッシュアップしていける基盤は出来ました。

顧客の要請に応えると同時に業務レベルの向上をめざしPマークを取得

「優先的に時間を割いて、我々の希望を実現してくれたことは感謝の一言に尽きます」(インターネット事業部 責任者上田真人氏)

「優先的に時間を割いて、
我々の希望を実現してくれた
ことは感謝の一言に尽きます」
(代表取締役 寺嶋圭一氏)

— 御社がPマークを取得した理由を教えてください。

弊社がPマークを取得した直接の理由は、顧客からの要請に応えるためです。
2005年の個人情報保護法全面施行以来、官公庁の案件では入札参加条件や取引条件の中に、Pマークの認証取得が含まれることが年々増えて来ました。業務契約書の中でも、他の関係省令の遵守に関する表記とは扱いが異なり、個人情報保護法だけ個別の文書として綴じこまれるケースが増えています。それだけ個人情報保護法は厳密に遵守していかなければいけないものであると認識するとともに、Pマーク認証の取得を意識するようになりました。

— 御社の業務において個人情報に触れる機会とはどのような機会ですか。

弊社の社員が施設内で業務に携わっていると、常にお客様の大事な個人情報に触れる可能性があります。
例えばビルの清掃業務、警備、宿直業務は、基本的にはお客様の社員が施設内に不在の、早朝や夜間に行うものです。そのような状況下での業務ですので、お客様が保有する情報を目にすることも可能となります。
その他に、弊社では共同住宅の管理業務の委託を受けることもあります。その場合、弊社スタッフが管理人として、入居者から住民票をお預かりしたり、水道料金や電気代などの徴収をしたりすることがあります。

以上の通り、ビルの総合管理業務はお客様の個人情報に触れる機会が非常に多い業務です。
それだけに、求められる、求められないに関わらず、お客様の大事な情報を守る意識は強く持ち、従来も指導教育は徹底してきました。

— Pマーク取得以前、客先の個人情報を保護するための対策は、どのようにされていましたか。

弊社では人材派遣業の許可を取得していますので、基準に基づいた個人情報の取扱いマニュアルを作成しています。 このマニュアルをもとに、情報の漏えいや毀損、紛失などがないよう、社員に対し配属先での立ち居振る舞いや、取り扱う文書類の取り扱い方、管理方法などについて徹底的に教育・指導をしてきました。

以上のような背景のもと、Pマーク取得のタイミングを見計らっていました。実現に向けて動き出すきっかけとなったのは、過去にPマーク認証取得に担当者として携わった経験を持つ社員を採用したことです。
その社員がPマーク取得の経験を持ち、信頼できるコンサルティング会社を知っていたことが、取得に向けた行動を後押ししました。

許容範囲ギリギリのルール作りで4か月以内の取得を目指した

— 年内の取得を希望した理由を教えていただけますか。

年明けの1月から始まる入札に間に合わせたかったからです。
弊社の主たる顧客は官公庁です。官公庁の仕事の殆どが年度契約で、1月中旬ごろから主だった案件の入札が始まります。それまでにPマークを取得して準備しておきたかったというのが大きな理由です。

もっと早い時期にスタートが切れれば良かったのですが、弊社は例年1月から7月末ぐらいまでは本業に忙殺されます。今回も、新しいことに落ち着いて取り組める状況になったのが7月下旬でした。
コスト試算などを経て、最終的にLRMに打診したのは8月下旬となりました。年が明けてしまうと、また作業時間が取りづらくなるという危惧もあり、何とか年内取得が出来ないかと相談したのです。

— LRMから希望していた年内の取得が難しいと言われた際の率直な感想をお聞かせいただけますか。

Pマーク認証取得で数々の経験を持つコンサルタントがそう言っているのだから仕方がないと思いました。ただ、一日でも早く取得できるよう、許容範囲の最低限ギリギリでのルール構築をお願いしました。

— 許容範囲の最低限ギリギリでのルール構築とは、どういうことでしょうか。

1月の入札に間に合わせたいという希望はありましたが、一方で形骸化してしまうようなルールを構築することは避けたいとも考えていました。
せっかく認証を取得しても、運用できないルールを構築してしまったり、運用することで日常業務に負担のかかるものになってしまったりしては意味がありません。
Pマークを取得する以上、弊社の日常業務にしっかりと反映されるルール作りが必要です。そのルールに則って業務を行えば、ビル管理業務を行う法人としてのスキルアップに繋がる、そんなルールを作りたいと考えていました。

ただ、いきなり完璧なものを追求することは現実的ではありません。新規取得の段階では背伸びをせずに、取得することを優先し、現在の弊社にとって出来る範囲のルールを構築して、それをしっかり運用しながらレベルアップしていこうと考えていました。

短期間で申請が出せたことで年内取得が現実的に

「次にやるべきことを的確に指示してくれたので迷いなく取得準備に取組めました」(営業管理部 課長代理 久恒剛一氏)

「次にやるべきことを的確に
指示してくれたので迷いなく
取得準備に取組めました」
(営業管理部 課長代理
久恒剛一氏)

— コンサルティング開始からPマーク取得まではスムーズに行きましたか。

非常にスムーズに行きました。
最初にスケジュールを逆算して年内に取得するためのマイルストーンを設定しました。もっとも重要なマイルストーンは申請でした。予定通りに申請できたことで、年内取得が現実味を帯びてきました。

— 申請に至る過程がスムーズに行った要因はどのようなところにあるとお考えですか。

LRMの吉村さんの指示が的確だったために、短期間に集中して、迷うことなく作業に取り組むことが出来ました。それが大きな要因です。個人情報の洗い出しからルール構築のところでは、吉村さん自身も時間を割いて我々と役割を分担して作業をしてくれました。

一番最初の作業は個人情報の洗い出しでした。弊社内では、吉村さんのアドバイスに従い、考えられる限りの個人情報をリストアップしました。その一方で吉村さんは、過去の事例の中から弊社に当てはまりそうなケースを抽出しました。それを持ち寄って、その中から本当に必要なものだけを台帳にまとめました。さらにその台帳をもとに吉村さんが大まかなルールを作成し、我々がチェックし、修正を重ねていきました。

最も苦労したのは、各事業所に配属している全社員に対する教育と個人情報の取り扱いに関する同意書を集める作業です。弊社の社員を配属している事業所は数十箇所ありますが、期限通りに完了する必要があったため、作業時間として3日間ほど確保して、本社の社員が手分けして各事業所を訪問し、全員にきちんと趣旨を説明して同意書にサインしてもらい、教育を行いました。

そのように走り回って必要な書類を揃え、内部監査も無事に終了し、予定していた期日までに申請を出すことが出来ました。

— 審査はいかがでしたでしょうか。

審査もスムーズでした。審査員からの指摘事項は3つと、僅かで、致命的なものはありませんでした。それらの指摘事項に沿って修正した文書を提出しなおして、12月3日の審査会で認証が下りたという連絡を頂きました。

LRMは安心して相談できるコンサルティング会社

— LRMに対するご評価をお聞かせ下さい。

LRMの吉村さんは、安心して相談が出来るコンサルタントだと考えています。
一番最初に面会した際、年内の取得は難しいと断った上で、出来るだけのことはするとおっしゃっていただきましたが、それが単にポーズだけではなく、年内の取得に向けて最大限の努力をしてくれました。
特に申請までの2週間弱という短期間に、弊社の業務を優先して時間を割いていただきました。その結果弊社の希望通りの期間内に取得できたということに関しては感謝の一言しかありません。しかも形式上取得しただけではなく、実務の中でちゃんと運用できるルールが構築できました。
時間がない中で最低限のことしか出来ていませんが、業務の中で運用しながら、今後さらに発展させていける内容にはなっています。

(左:寺嶋様、久恒様)※右は弊社吉村

今後のビジョンとLRMへの期待

— Pマークを取得したことで社内には何等かの変化がありましたか。

Pマークの範囲にとどまらず、会社として情報セキュリティの意識は高まりました。
例えば、今回のPマーク認証取得とは直接関係ありませんが、期間中に、社内の情報管理の一環として本社のPCアカウントの管理方法を改めました。弊社では入札などの文書管理はUSBで行っていますが、メールは各端末で受信しますので、急を要する時にその端末に1人の社員しかログインできないという状況は業務に支障が出ます。逆に誰でもログインできると、情報漏えいなどの情報セキュリティ面でのリスクが伴います。そこで、1台のPCにログインできる社員を2人から3人ずつ割り当てて管理することにしました。
全てのPCのパスワードを知っているのは社内で社長だけです。
こういった取り組みをすることで、全社員の意識も変わりつつあります。

— Pマークの運用に関する今後のビジョンをお聞かせ下さい。

今回構築したルールは、書類の保管の仕方など従来からやっていたことを改めて整理したものであり、企業人であれば誰もが認識しなければいけないことが中心です。しかし、一口にビル管理業務と言っても、弊社が行っている業務内容は清掃業務から宿直、警備など多岐にわたります。今後は、それぞれの業務に対応したルールを構築していくことが課題です。

— 最後にLRMへの期待お話し下さい。

今後の課題を実現するためにも、頼れるコンサルタントの存在は必要です。特に、Pマークの2年ごとの更新を迎えるにあたっては、LRMに相談しながら準備を整えたいと考えています。

寺嶋様、久恒様、お忙しい中、有り難うございました。

寺嶋様、久恒様、お忙しい中、有り難うございました。
※左端は弊社 吉村

※ 取材日時 2013年1月

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