株式会社アトラエ 様 – 顧客事例 –

私たちの望み通り、現場の負担が軽いルール構築が実現しました。LRMは前向きな議論が出来るコンサルティング会社です。

自社サービス『GREEN』が好調の株式会社アトラエは、今後の事業拡大に向けた体制整備に取り組む中、LRMのコンサルティングを受けてプライバシーマークを取得しました。コンサルティング会社選定の経緯、ルール構築を行う上で留意した点などについて、取締役CFO・梅村芳延氏に話を伺いました。

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(株式会社アトラエについて)
株式会社アトラエは、IT×人材領域のビジネス展開で成長し続けるベンチャー企業である。軸となるサービスは2003年に運営を開始した世界初の成果報酬型求人メディア『GREEN』。特にITベンチャー業界における採用で強みを発揮し、認知度を高めてきた。また、2015年3月には、人工知能と約600万に及ぶソーシャルデータを活用して企業が求める人材の母集団を自動的に生成・管理する『TalentBase』をリリース。求人・採用活動をスマート化する画期的なサービスとして注目されている。最大の強みは組織としての機動力だ。少数精鋭のメンバーが一体となり、1人1人が当事者意識を持って取り組むことでサービス内容や組織運営の改善を重ねている。
本社;東京都港区。設立;2003年。従業員数;約30名(2015年10月現在)。

プライバシーマーク新規取得コンサルティングを依頼

– LRMに委託した業務内容をお話下さい。

弊社は2015年2月、LRMにプライバシーマーク(以下、Pマークと表記)の新規取得コンサルティングを依頼しました。
現在、弊社は社内の体制強化に取り組んでおり、業務量も増えています。そんな中でPマーク取得準備を円滑に進めることは大変な部分もありましたが、担当者・吉村さんのサポートのもとでスムーズにルール作りを行い、8月末、無事に取得することが出来ました。

個人情報を取り扱う企業としての体制整備

『TalentBase』は大手経済新聞などでも多数取り上げられるなど注目されている。

TalentBase』は大手経済新聞などでも
多数取り上げられるなど注目されている。

– Pマークを取得した理由をお話下さい。

弊社がPマークを取得した理由は、個人情報を取り扱う企業として適切な体制整備を行うためです。弊社は自社サービス『GREEN』などを通して大量の個人情報を扱っています。そのため早期よりPマーク取得を重要課題として認識していました。営業面においても、Pマーク取得を取引条件にしている企業が増えていたこともあり、取得時期を探っていました。
検討し始めた頃は、管理部門のスタッフは1人で、なかなか時間を割くことが出来ませんでしたが、主軸サービス『GREEN』の認知度向上とサービス規模拡大、さらに新規サービス『TalentBase』の正式リリースなどにより、企業としての成長が加速する中で、社内のリソース確保が可能となったため、管理部門のメンバーを増強して、2015年の年明けから具体的な取り組みをスタートしました。

– Pマーク取得に向けて、ご不安などはありませんでしたか。

取得することを社内で決めた当初は、本当に取れるのかどうか半信半疑でした。資格試験のようにワンチャンスで合否の判定が下されるものと思っていました。しかし、LRMと話をする中で、改善し続ければいずれかのタイミングでは取得が出来るという認識が持てたことで、不安を払しょくした状態で準備に取り掛かることが出来ました。

共に課題解決に取り組むパートナーとしてLRMを選定

– コンサルティング会社選定の経緯をお話下さい。

LRMを含めて3社ピックアップして、それぞれ弊社に来てもらって話を聞き、最終的にLRMに依頼しました。

– 比較検討の段階で、LRMをピックアップした理由を教えてください。

LRMは弊社サービスのユーザー企業です。それきっかけで、代表の幸松さんには、Pマーク取得を検討し始めた頃に1度相談したことがありました。そのような経緯もあって、今回も最初に声をかけました。ただ、具体的に動き始めるにあたっては、より広く情報を収集する必要があると考え、他社の話も聞きました。

– 委託先を選定するために重視したポイントをお話下さい。

特に重視したポイントは、主に2点です。

(1)相性の良さ
まず重視したことは、一緒に仕事を進めていく上での相性の良さです。Pマーク取得の準備には少なくとも数か月から半年ぐらいの期間がかかります。長期間に渡って同じゴールを目指すパートナーなので、会社同士、担当者同士の相性の良さは非常に重要です。

(2)自社の課題に応じた建設的な話が出来ること
ベンチャー企業はスピード感をもってビジネスを進めていかなければいけません。何事も型にはまった考え方や対応では、スピード感が失われます。弊社の実情や意図を汲んでいただき、柔軟な考え方で、建設的な話し合いができる相手かどうかがを重視しました。

LRMは以上2つの条件に合致していました。

– 条件に合致していると考えた理由を教えてください。

(1)相性の良さ に関しては、話している時のリアクションや表情、話す内容から判断しました。弊社は採用領域の事業を通して数多くの企業と話をし、様々な人材と面接をしてきた経験を持っています。その中で私たちは人を選ぶ眼力を培ってきたと自負しています。委託先を選定する際も、相手の性格、判断の速さと内容などは見ていました。

(2)自社の課題に応じた建設的な話が出来ること に関しても、相談内容に対する回答から判断できます。LRMの回答からは非常に柔軟な姿勢を感じました。例えば、社内にサーバーを設置することの是非やサーバールームの必要性に関する質問に対しては、「パーテーションで仕切るなど、状況に応じた対応でOK」といった回答でした。そういった受け答えから「こうしなければいけない」といった硬直的な考え方ではないことが明確に伝わってきたため、共に課題解決に取り組むパートナーにはLRMが最適だと判断しました。

従来の業務手順を出来るだけ活かしたルールを構築

「LRMと一緒に社員の働き方に影響がないルールを模索しました」(取締役CFO 梅村芳延氏)

「LRMと一緒に社員の働き方に
影響がないルールを模索しました」
(取締役CFO 梅村芳延氏)

– Pマークの取得はどのように進みましたか。

まずはルール構築からスタートしました。
吉村さんの質問に答えながら個人情報の種類と現時点での取り扱い方を整理し、その上で今後はどのように取り扱うかを相談しながら決めていきました。そうして決まったルールを、吉村さんが文書にまとめていって、4月上旬頃にはマニュアルが完成しました。

– ルール構築で留意した点をお話下さい。

(1)現場の業務に負担にならないこと(2)内部統制のルールと矛盾しないこと、の2点です。

(1)現場の業務に負担にならないこと
Pマークの規格を踏まえつつ、現場の業務に与える影響をいかに抑えるかが悩みどころでした。規格に忠実なルールは簡単に作れると思いますが、そうすると現場の業務に大きな負担がかかるルールとなってしまいます。
規格をどう解釈して、現場のルールにいかに当てはめるかが、最も時間と労力を割いたポイントです。

(2)内部統制のルールと矛盾しないこと
Pマーク取得準備期間と同じ時期に平行して構築していた内部統制のルールとの兼ね合いも気にしながら進めました。
Pマークと内部統制には共通する箇所があります。それを考慮せず、バラバラに進めることも可能ですが、矛盾点が生まれると現場の業務は煩雑化し混乱を招くこととなります。

以上、2点に留意してルール作りを行いました。吉村さんと相談しながら決めていったため、いずれの点も問題なくクリアできました。

– 今回新しく決まったルールは、例えばどのようなことですか。

新しく決めたルールは、Pマークの規格に定められた最低限のマスト項目だけです。
管理部門の業務に関しては、社内のNASにワイヤーロックを付けて持ち出せないようにしたこと、採用時に個人情報の取扱いに関する同意書を取るようにしたこと、以前行っていたサービスで取得し使わなくなったデータをカギ付きのロッカーに保管して廃棄する時期を決めたことなどがあります。
現場の仕事に直接影響する部分では、PCのログインパスワードを8桁以上に揃えて、各自定期的に変更すること、帰社の際にはきちんとPCを片づけること、机の上の整理整頓の習慣化があります。
パスワードに関するルールは、内部統制と統一しました。従来の業務手順をほぼ活かす形で構築できたので、スムーズに現場に落とし込むことが出来ました。

ルール構築後も、従業員教育、内部監査、申請までスムーズに進みました。

– 審査はいかがでしたか。

審査は予想外に対応が長引きました。理由は『TalentBase』の仕組みが、審査員の方にご理解いただけなかったことにあります。『TalentBase』はSNSデータを活用しており、サービス上には自分で登録するユーザーの個人情報の他、Facebookなどのソーシャルメディア上から自動的に抽出するデータがあります。これらのソーシャルデータの扱いが問題となりました。
『TalentBase』で自動的に抽出されるソーシャルデータは、各ユーザーが各SNS上で既にアウトプットしている情報であり、弊社のシステムでコントロールできるデータではありません。また、弊社のサービス上では個人を特定できないので、個人情報取得の同意を取ることもできません。従って弊社と吉村さんとの間では、ソーシャルデータは弊社が保護すべき情報には該当しないという解釈で一致していました。
しかし、審査員の方は違った解釈をしたため、すり合わせに時間がかかりました。現地審査の対応をした佐久本が、サービスの概要や実現したいビジョン、そしてどのような情報をどのように使っているかを丁寧に根気強く説明してやっと理解していただきました。今後のサービス開発では、今回の経験を生かし、個人情報保護の視点を事前に取り入れて進めて行きたいと考えています。

審査では他にも細かい指摘がいくつかありましたが、LRMと相談しながら改善して乗り切り、無事にPマーク取得へと至りました。

ポジティブな議論が出来るコンサルティング会社

– LRMへのご評価をお話し下さい。

私たちは現在、組織強化に取り組む上で、社外の様々な機関とパートナーシップを結んでいますが、その中でもLRMは特にポジティブな議論が出来る相手だと感じました。PマークのベースにはJIS Q 15001という規格がありますが、LRMはその規格の要求事項を踏まえつつ、現場への負担を出来るだけ軽減したいという弊社の意図を汲み取って、実現に向けた最大限のサポートをしてくれました。そのサポートを通じて、我々が望んだ成果を残せたことには、非常に大きな価値があると考えています。

「建設的な議論をして、きちんと成果に繋げることが出来ました」(左;梅村氏)

「建設的な議論をして、きちんと成果に繋げることが出来ました」(左;梅村氏)

今後のビジョン

– 今後のビジョンをお話し下さい。

今後、サービスラインの増加とともに、管理しなければいけない個人情報も増え続けます。それらの情報を、いかに少ない人数で管理していくかが、我々管理部門の課題となります。LRMと一緒に構築したPマークの仕組みをベースに、PDCAサイクルをしっかり回しながら、増え続ける個人情報をコンパクトに管理できる状態を維持していきたいと考えています。

株式会社アトラエ様、お忙しい中、有り難うございました。

株式会社アトラエ様のWebサイト
※取材日時 2015年10月

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