現地審査立ち会いはルール違反です

最近、プライバシーマークの現地審査に立ち会ったり、立ち会うだけではなく代わりに審査対応をするコンサルタントや代行業者がいるという話を聞きます。これは、審査を受ける会社側からすると、非常に嬉しいことかもしれません。
決して楽とは言えない現地審査を自分たちに代わって、対応を代行してくれるわけですから。

しかし、自社の従業者以外の者がプライバシーマークの現地審査に立ち会うことは、プライバシーマークの審査機関兼認証機関であるJIPDECの定める規約に違反する行為ですので、れっきとした「ルール違反」です。

発覚すると審査が即刻打ち切られ、
1年間は再度の申請が不可能になります。

プライバシーマークの審査ルール

「プライバシーマーク付与適格性審査に関する標準約款」には、下記のように記載されています。

第8条4項
甲(審査員・審査機関)は次のいずかれに該当する場合は、審査を打切ることができる。
二 乙(Pマーク申請事業者)以外の者が審査に立ち会った場合

※プライバシーマーク付与適格性審査の実施基準付属書プライバシーマーク付与適格性審査に関する標準約款より一部抜粋

また、「プライバシーマーク制度における欠格事項及び判断基準」には、下記の様に記載されています。

3.2.2申請の日前1年以内に、次のいずれかに該当する事業者付与適格性審査の申請をすることが出来ない。
a)審査機関が審査の過程において次のいずれかに該当する事項を発見したため、審査を打切った事業者
②申請者の従業者以外の者が審査に立ち会ったとき

※プライバシーマーク制度における欠格事項及び判断基準より一部抜粋

これは更新審査の場合も同様なので、打ち切られた場合は同様に1年間は再度の申請はできなくなります。
更新の審査は、期日半年前~期日ギリギリに行われるので、仮に上記を適用した場合は認定が切れてしまうことになります。(これは取引条件にプライバシーマーク保持が求められている場合は、死活問題になります。)

認定が切れてしまった場合、再度新規取得として審査を受けなければなりません。

「ルール違反」を提案してくるコンサルタント・代行業者に要注意

更に悪質なところでは、仮に発覚したとしても言い訳が出来るように、立ち会う者と雇用契約書の締結を提案する業者もあるようです。

どのような形であれ、こういったルール違反が発覚した場合は全てプライバシーマークの審査の対象企業側の責任になります。
審査機関からそのコンサルタントや代行業者へ対しては、なんら罰則等が加えられることはありません。
総括すると外部のコンサルタント・代行業者を審査に立ち会わせることは、企業にとって不利益になることしかない
わけです。

立ち会いが発覚した際の取得までの流れ

立ち会いが発覚した際の取得までの流れ

「発覚しなければ大丈夫。」という言い方もあるのでしょうが、どんな形式をとったとしても「ルール違反」していることになんら変わりはありません。
審査に立ち会いますと提案してくるコンサルタント・代行業者はその企業に「ルール違反」しましょう。と言っているのとなんら変わりありませんので、十分注意してください。

LRMは審査対応までしっかりとサポート致します

LRMでは、審査に立ち会うような不正行為を行わなくとも、

  • 理解しやすい文書
  • 分かりやすいルール作り
  • コンサルタントによる事前準備

を行うことで、サポートさせてもらったお客様全てが安心して現地審査に臨んで頂けています。
現在審査代行会社に依頼してる方も、LRMなら代行に頼らずとも審査をクリアできるようしっかりとサポート致しますので、一度ご相談ください。

幸松哲也
代表コンサルタント 幸松哲也

プライバシーマークコンサルティングに関するお問い合わせ

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