不動産業におけるPマーク取得のポイント

不動産業とは?

不動産業界の仕事は4つに分類することが出来ます。

①不動産の企画・開発

「街づくり」をする仕事です。
不動産の企画・開発を行っている会社を一般的に「デベロッパー」と呼びます。
「土地」を仕入れ、その「土地」に適したプロジェクトの企画・コンセプトを立案し、実現するために設計図やデザインを考え、建設会社に工事を委託して企画を形にしていきます。

②不動産の流通

ビルや住宅などの不動産オーナーと顧客を結ぶ仕事です。
不動産の流通には、「不動産仲介」と「不動産販売代理」があります。
「不動産仲介」は、不動産オーナーの「売りたい、貸したい」という要望と不動産を求めている個人・投資家の「買いたい・借りたい」を不動産の紹介から契約条件の調整、引き渡しに至るまでを行っています。
「不動産販売代理」は、不動産オーナーに販売を委託された不動産の広告活動や販売といった営業活動を行います。

③不動産の運営管理

ビルや商業施設、住宅などを効率に活用するためのサポートをする仕事です。
分譲住宅や賃貸住宅の建物管理に加え、漏水などのトラブル対応なども行います。
また、管理だけでなく、不動産が効果的に活用されるような企画の立案や、管理する建物の管理ルールの策定も行います。

④不動産投資

投資家や投資会社から出資を募り、不動産への投資を行い、収益を出資者に分配します。
具体的には、集めた資本金で不動産を購入し、居住者やテナントの誘致を行い、投資対象の価値を高め、賃料収入や売却により利益を出します。
生み出した利益を出資割合に応じて出資者へ分配を行っていきます。

このように、不動産に様々な事業形態で関わっているのが不動産業なのです。

不動産業の企業が有する個人情報

不動産業では、不動産業に関わる個人情報を多く有しています。
具体的には、以下のような個人情報を有しています。

  • 買付証明書・重要事項説明書・売買契約書・媒介契約書・住宅ローンの申込書などの各種契約書
  • 売主、貸主、買主、借主、出資者の氏名、住所、生年月日、勤務先、年収、電話番号、メールアドレスなどの情報
  • 住宅イベントで得た家族構成、年収などの情報
  • 物件情報

特に物件情報は、不動産仲介業者がその物件を扱っている不動産屋さんへ電話連絡などを通じて物件の売主、貸主等を知ることが出来るため、個人情報となります。
また、物件情報に地番などが含まれていることにより、不動産登記簿や住宅地図、生活や眺望の写真など、照らし合わせることで売主、貸主等を知ることが出来る個人情報にもなります。

特に気をつけるべき個人情報漏えい・流出リスク

具体的なリスクとして、以下のようなものが考えられます。

  • オフィスで各種契約書の紛失による流出
  • 外出先でのPC、書類の紛失による流出
  • FAXの誤送信
  • お客様との会話の中で第三者の個人情報を話すことによる漏えい
  • 買主・借主の同意なく入居後に関わるサービス会社へ個人情報を提供することによる漏えい
  • 物件情報の生活や眺望の写真がそのまま使われている

漏えい・流出ではないのですが、不動産仲介へ不動産の持ち主情報が多く集まるため、不動産仲介からデベロッパーへ情報を提供するといった多くの個人情報を取り扱う機会があるため注意しなければなりません。
このような機会に注意が出来ていないことにより、「個人情報を間違えて提供してしまう」「過去に住んでいた人の情報が漏れる」などといった漏えいにつながります。

PMS構築や審査においてチェックしたいポイント

不動産業の取り扱う個人情報の量がとても多いので、次のような点に気を付ける必要があります。

  • 整理整頓、クリアデスクを徹底する
  • PCにパスワードロックを実施する
  • FAX送信時、再度番号があっているか確認する
  • 個人情報をお客様との会話の中で話さないといった教育を徹底する
  • 投資家、買主、借主に対して入居後に関わるサービス会社へ個人情報を提供することの同意を事前に得る
  • 物件情報に適切な処理が施されているかしっかり確認する

個人情報の漏えいの多くは書類の紛失や、置き忘れ等といった人的ミスによるものです。
不動産業では常に個人情報の書かれた多くの書類を取り扱うことから、個人情報の漏えいがいつ起きてもおかしくないことを認識し、気を付けていただきたいです。
人の生活に欠かせない「住」に大きく関わる不動産業だからこそ、しっかりと、お客様の大切な個人情報を適切に取り扱う管理ルールを構築していきましょう。

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