文書管理規定の策定

多くの事業者では、文書管理規定を策定しています。しかし、その内容は、法廷帳簿(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)などの保管期限を規定するに留まっていることが多いのではないでしょうか。
プライバシーマークの取得にあたっては、文書の重要度に応じた分類と管理、版数管理、廃棄文書の取扱いなどを規定する必要があります。

事業者は、この規格が要求する全ての文書(記録を除く)を管理する手順を確立し、実施し、かつ、維持しなければならない。
文書管理の手順には、次の事項が含まれなければならない。

• a) 文書の発行及び改訂に関すること
• b) 文書の改訂の内容と版数との関連付けを明確にすること
• c) 必要な文書が必要なときに容易に参照できること

※　JIS Q 15001：2006　より一部抜粋

文書管理の手順

上記a)b)c)を含んだ文書管理の手順を確立し、実施し、かつ、維持するために、以下のISO　9001：2000(品質マネジメントシステム)での文書管理の手順が参考になります。

• 文書の発行あるいは更新の前に、内容が適切であるかレビューし、承認する。
• 文書変更を確実にするために版数の管理を行う。
• 最新の版数または必要な版数の文書が、必要なときに、必要なところで閲覧できるようにする。
• 外部で作成された文書と内部で作成した文書の区別を行う。
• 文書をどこに配布しているかの管理を行う。
• どの文書が廃止となっているか容易に確認できるようにする。 何らかの目的で保持する場合、明確に区別する。

最新の文書であることの表示

文書は、常に最新の状態で維持しておかなければいけません。また、当該文書が最新であることを確認できるようにしておくことが重要です。
例えば、文書の表紙や各ページに版数を記載したり、改訂履歴を記録することで現在の版数を明確にするとよいでしょう。
また、最新の文書と失効した文書や旧版の文書とを区別できるように、最新の版数が何であるかわかるようにするには、例えば、社内ホームページ上に掲載し、従業者の方がいつでも確認できるようにしておく必要があります。