Pマークの取り組みをしていて避けて通ることが出来ないのが、審査時の改善対応です。

多くのお客様から、改善対応の際に作成しなければならない、いわゆる「指摘・改善対応表」についてどんな風に書くべきか相談を頂きます。

そこで、今回はその「指摘・改善対応表」の作成について触れたいと思います。

指摘・改善対応表って何？

「指摘・改善対応表」とは、Pマークの現地審査の中で指摘を受けた内容に対して、どのように改善を行ったかを取りまとめる一覧表になります。

審査機関によっては、審査員が指摘事項を記載した指摘・改善対応表のフォーマットを提供してくれるといったこともありますが、基本的には自社の文書として作成する必要があります。

何を書くものなの？

この指摘・改善対応表ですが、一体何を書くことになるのでしょうか。

主には下記の通りになります。

• 指摘を受けた内容
• 指摘を受けた原因
• 是正処置の内容
• 是正処置の事実を示すエビデンス

これらのことをまとめる必要があります。

Pマークの申請書のようにフォーマットに指定は特段ありませんが、上記の事項が網羅できる資料であることが必要になります。

どう書けばいいの？

ではこの指摘・改善対応表にはどのように記述を行っていくのでしょうか。それぞれ簡単に触れたいと思います。

指摘を受けた内容

これは審査員から指摘された内容そのものになります。

書面で指摘事項が審査員から届いている場合はそれをそのまま転記・入力すればOKです。

指摘を受けた原因

これは言葉の通り指摘を受けた原因を書きます。

「なぜ」この内容で指摘を受けることになったかです。

端的な文章で済むこともあれば、詳細かつ長文になる可能性もあります。

是正処置の内容

指摘を受けた内容及び原因を解決させるためにどのような改善の対応を行ったかを記述します。

審査時にすでに答えが出ているものもあれば、審査後にどうするか考えないといけないものあり、悩まれることが多い箇所になります。

是正処置の事実を示すエビデンス

是正処置の事実を示す資料を記載します。

指摘に対する改善を示す資料が個人情報管理台帳であればその資料名を記述したりします。

指摘事項を対応する際には規程の修正や記録の整備などに主に目が行きますが、実はこの指摘・改善対応表の作成も結構手間がかかることが多いです。