Pマーク支援ブログTOP » 個人情報保護 » 履歴書を処分する時のトラブルを防ぐためにすべきこと

 

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どんな会社であっても取扱うであろう個人情報に履歴書があります。

人を雇う場合には必ず取得し、利用する個人情報だと思います。

多くのお客様からご相談を頂くのですが、不採用と決定した場合にその処分をどうすることが個人情報保護やプライバシーマークに対応する中で最善なのか。です。

個人情報保護法やプライバシーマークの仕組みの中ではどのように処分しなさい。ということは一切書かれていないです。

だからこそ、皆さん悩まれるのだろうと思うのですが、不採用と決めた場合にどのように履歴書を処分するかはその会社の判断にお任せになります。

ただ、処分するとなると紙の場合のパターンは恐らく2つに分かれてくるかと思います。

それはもう会社でシュレッダーにかけるか本人に返却するかです。
これについてどちらが良くてどちらがダメということは全くありませんが、それぞれに注意すべき事項があります。

まずシュレッダーにかける場合ですが、完全に廃棄するのでそんな大してどうこうといった問題はありませんが、廃棄するのであれば事前に本人へその旨をきちんとお知らせしておくことが最善ではないかと思います。

次に本人に返却する際ですが、この場合は返送するので移送のリスクというものが伴ってきます。

具体的に言えば郵便事故が起きてしまい、履歴書を紛失してしまうものです。
そういった郵便事故等への対策で多くは書留郵便を使う。などと決めますが履歴書を郵送することは結構頻繁に起きる可能性もありますし、数が多い場合はかなり経費がかかってしまいます。

個人情報保護に努めたことによって会社が赤字になりました。となると本末転倒な結果になってしまいます。
ですので、こういった場合はプライバシーマークでのリスク分析ではあえて郵便事故のリスクを許容する。というやり方もひとつになってきます。

そして会社のマニュアルの該当箇所には例外的に不採用の場合の履歴書については普通郵便で送ってよい。と書く形になるかと思います。

会社としてそこで何かあった場合のリスクを負いたくない。とお考えになる場合は返送せずにシュレッダーの方が心配事も減って良いのかと思いますが、採用選考を受ける人からすると履歴書は返してもらいたい。という意見もあるようなのでどちらも一長一短があるかとは思います。

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